Det er et verdensomspændende problem, at møder i
virksomheder har det med at være frustrerende at deltage i. Der er simpelthen
så mange ting der virker dumme og intetsigende i mange af de møder der bliver
afholdt i en virksomhed, og det er ikke godt for nogen. Ansatte der i forvejen
har nok at se til, kan ikke andet end himle med øjnene over, at de nu skal
spilde deres tid på endnu et møde, der sikker bliver kaotisk og ikke særligt
produktivt.
Det ser dog ud til, at de danske virksomheder endelig har
fået nok. Problemet har været kendt længe: først var det noget man hviskede om
i krogene. Alle de ansatte var i hemmelighed frustrerede over møderne, men det
var ikke noget man brokkede sig højlydt over. Så blev kulturen lidt mere åben
og fri, og det blev alment kendt, at de fleste ansatte i de fleste
virksomheder, ikke så særligt meget værdi i det gennemsnitlige møde. Cheferne
enten lukkede ørerne, eller proklamerede at de ansatte tog fejl, og bare ikke
forstod at værdsætte møderne. Men så blev fundamentet endeligt lagt for
forandring: med tiden kunne selv cheferne ikke holde illusionen kørende
længere, og måtte indse, at møderne var ekstremt frustrerende og
simpelthen måtte kunne gøres bedre. Man kunne ikke bare droppe møderne:
selvom de var ineffektive og gav alle hovedpine, så var de stadig nødvendige.
De ting der blev opnået på et møde, kunne en virksomhed ikke være foruden. Men
kunne man ikke gøre et eller andet for, at møder blev bedre, mere effektive og
alt i alt mere behagelige at deltage i?
Folks tanker og åbne dialoger på dette område førte til,
at nogle opfindsomme mennesker valgte at kaste sig over problemstillingen.
Hvordan skaber man mest muligt værdi i et møde, og hvordan fjerner man så mange
af frustrationerne som man kan?
Det har ført til mange innovationer. Specielt udviklingen af moderne mødeplanlægningssoftware har haft en enorm indflydelse på den måde, som danske virksomheder i dag afholder møder på. Det viste sig nemlig hurtigt, at en af de primære frustrationer omkring møder er, at en milliard ting skal spille sammen for at et møde går godt. Der skal findes et ledigt mødelokale, alle de rette mennesker skal inviteres, mødets tidspunkt skal passe ind i alle disse menneskers kalender og så videre. Der er en grænse for, hvor mange stykker information vi mennesker kan have i hovedet på én gang – og denne grænse bliver overskredet af selv de simpleste møder. Men når det kommer til at holde styr på mange stykker information, så er der ikke noget der slår et stykke software på en computer. Ved at håndtere alle dele af mødeplanlægningen i et mødebooking system kan man altså ikke bare bevare overblikket, men kan også sikre sig, at møderne forløber gnidningsfrit og effektivt. Det er pludseligt langt nemmere kun at invitere de mennesker, som mødet rent faktisk er relevant for: der er altså ikke behov for at alle stopper deres vigtige arbejde, for at deltage i et møde, der reelt er ligegyldigt for dem.
